Fundamento · 10 min de lectura

Mapa de escenarios para usar IA.

Un chat, un proyecto o una factoría. Elige bien o pagas en tiempo. No todo vale para todo, y meter una tarea en el escenario equivocado es la forma más rápida de perder dinero con IA.

  • AudienciaCualquier perfil
  • NivelBase
  • FormatoGuía + decisión
  • Revisión humanaBaja
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Los tres modos

Chat único. Proyecto. Factoría.

Cada modo tiene un coste de entrada, un coste de mantenimiento y una ventana donde tiene sentido. Elegir mal es caro; elegir bien es la mitad del trabajo.

01

Chat único

Una conversación de ida y vuelta para resolver algo puntual. Abres el chat, haces la tarea, cierras. Sin memoria futura.

Cuándo encaja
Tarea única, autocontenida, sin contexto reutilizable.
Coste de mantenimiento
Cero. Se cierra y se olvida.
Herramientas
ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral — cualquiera.
Ejemplos:
  • Redactar un email de respuesta concreto
  • Resumir una noticia de hoy
  • Traducir un párrafo
  • Corregir la ortografía de un texto
02

Proyecto

Conversaciones repetidas bajo un contexto común: tu material, tus plantillas, tus reglas. Un GPT personalizado, un proyecto en ChatGPT o Claude, un NotebookLM.

Cuándo encaja
Tareas recurrentes que se alimentan de material propio estable.
Coste de mantenimiento
Medio. Alguien tiene que actualizar el material cuando cambia.
Herramientas
Proyectos en ChatGPT/Claude, NotebookLM, GPTs, Custom Instructions.
Ejemplos:
  • Asistente de tu curso con temario y rúbricas
  • Asistente comercial con catálogo y FAQ
  • Editor de tus textos con guía de estilo propia
  • Consultor sobre un cuerpo documental concreto
03

Factoría

Automatización real: flujos en n8n, Make o API directa. La IA deja de ser una herramienta con la que hablas y se convierte en una pieza del engranaje.

Cuándo encaja
Volumen alto, tarea estable, el ahorro justifica construir el flujo.
Coste de mantenimiento
Alto. Requiere supervisión técnica y revisión cuando algo cambia.
Herramientas
n8n, Make, Zapier con IA, APIs directas de OpenAI/Anthropic.
Ejemplos:
  • Generación masiva de fichas de producto
  • Clasificación automática de tickets
  • Transcripción + resumen diario de reuniones
  • Redacción automatizada de respuestas a formularios
Test decisorio

Tres preguntas. Un modo.

Antes de decidir, responde estas tres. La combinación de respuestas te lleva a un único modo sensato. Si la respuesta honesta es "no sé", probablemente la tarea no esté madura para automatizarla.

P1 ¿Es una tarea que vas a repetir?

Sí → te interesa al menos Proyecto. Pierdes tiempo reconstruyendo contexto en cada chat.

No → Chat único. No inviertas en infraestructura para algo que vas a hacer una vez.

P2 ¿Tienes material propio que debe alimentarla?

Sí → Proyecto o Factoría. Necesitas un lugar donde viva ese material y lo use siempre.

No → Chat único te basta si no vas a repetir. Si repites pero no tienes material, sigue bastándote.

P3 ¿El volumen justifica automatizar?

Sí, muchas veces al día/semana → Factoría. Ahí el ROI compensa la complejidad.

No, ocasional → Proyecto. Mantienes criterio sin pagar el coste de automatización.

¿Repites? ¿Material propio? ¿Volumen alto? Modo
No——Chat único
SíNoNoChat único con plantilla del método
SíSíNoProyecto
SíSíSíFactoría
SíNoSíFactoría (raro, validar antes)
Microescenarios por sector

Lo que ya está funcionando.

Una selección corta por sector, con el modo recomendado y la herramienta que suele encajar. No es exhaustivo; es lo que vemos una y otra vez en consultorías y formaciones.

Empresa · B2B y servicios

  • Chat Emails de seguimiento personalizados a clientes concretos.
  • Proyecto Asistente comercial con catálogo, FAQ y guía de tono.
  • Proyecto Editor de propuestas con tus plantillas firmadas.
  • Factoría Clasificación y primer triaje de correos entrantes.

Educación · centros y docentes

  • Chat Adaptar un enunciado de examen a DUA para un alumno.
  • Proyecto Asistente del curso con temario, rúbricas y criterios.
  • Proyecto NotebookLM con los PDFs oficiales de la programación.
  • Factoría Solo si hay alto volumen docente coordinado (raro).

Profesional liberal · individual

  • Chat Resumir un documento largo para decidir si leerlo.
  • Chat Redactar una primera versión de una propuesta.
  • Proyecto Editor de tus textos con tu voz como ejemplo.
  • Proyecto Consultor sobre tu cuerpo documental (jurídico, técnico, académico).

ONG · administración pública

  • Chat Simplificar un texto técnico a lenguaje claro.
  • Proyecto Asistente con los procedimientos internos publicados.
  • Factoría Respuesta automatizada a preguntas frecuentes repetidas (con revisión).
  • Atención especial a privacidad y dato sensible — consulta Kairis Empresas.
Errores comunes

Tres formas típicas de elegir mal.

Los vemos en diagnósticos iniciales con equipos que llevan meses usando IA. Son síntomas claros de que el modo no encaja con la tarea.

  • Montar Factoría para algo que se hace dos veces al mes. El coste de mantenimiento del flujo se come el ahorro en seis meses. Si el volumen no es alto y sostenido, no automatices.
  • Quedarse en Chat único cuando ya hay diez conversaciones iguales. Cada vez que reconstruyes el contexto, pierdes quince minutos. Pasado cierto umbral, un Proyecto lo resuelve sin coste técnico.
  • Llenar un Proyecto de material y no mantenerlo. Si el catálogo, la FAQ o las rúbricas quedan desactualizadas, el asistente empieza a mentir. Sin plan de actualización, mejor no lanzarlo.
Dónde encaja este mapa

Dónde lo usamos nosotros.

El mapa de escenarios es la primera herramienta que sacamos en cualquier diagnóstico. Antes de recomendar herramientas, decidimos en qué modo debería vivir la tarea.

Kairis Empresas

Diagnóstico inicial antes de recomendar herramientas.

Cuando llega una empresa pidiendo "implantar IA", lo primero es mapear sus tareas a los tres modos. Casi siempre hay dos o tres Proyectos obvios y una sola tarea que merece Factoría.

Ver Empresas → Kairis Studio

Definición de alcance antes de construir.

En proyectos de Studio el mapa es el punto de partida del alcance. Decide si lo que pides es una configuración de Proyecto o un desarrollo en modo Factoría.

Ver Studio →
Siguientes pasos

Ya sabes el modo. Ahora toca redactar bien.

Fundamento · Antes

Método Kairis del prompt

Seis piezas para que la IA deje de improvisar. Con plantilla lista para copiar.

Leer → Fundamento · También

Chuleta operativa

Comandos rápidos, atajos de interfaz y cuatro reglas críticas. Para tenerla abierta mientras trabajas.

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¿Dudas con el modo?

Te ayudamos a decidir qué escenario conviene.

En sesiones cortas mapeamos tus tareas concretas y las ubicamos. Casi siempre el resultado es: haz menos Factoría de la que piensas y más Proyecto.

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